Bu Politika, Şirket'in AML Politikası ile birlikte okunmalı ve Kara Para Aklama ve Terörizmin Finansmanı faaliyetlerine ilişkin yürürlükteki yasalara tam uyum sağlanmalıdır. Bu Politikanın amacı, Şirket'in ilgili AML mevzuatına tam uyum sağlamak amacıyla uyguladığı Müşterini Tanı ("KYC") prosedürleri hakkında rehberlik sağlamaktır. Bu Politika, Şirket'in tüm yöneticileri, çalışanları, introducing broker'ları, bağlı şirketleri ve Şirket tarafından sunulan ürün ve hizmetler için geçerlidir.
1. MÜŞTERİ SINIFLANDIRMASI VE KİMLİK TESPİT PROSEDÜRLERİ
Şirket, aşağıda açıklandığı üzere müşteri sınıflandırması, kimlik tespiti ve durum tespiti prosedürlerine ilişkin yürürlükteki yasaların tüm gerekliliklerini benimsemiştir.
Müşteri Sınıflandırması
Müşteriler, risk profillerine göre aşağıda açıklandığı gibi üç ana kategoriye ayrılır:
- Düşük Riskli Müşteriler
- Aşağıdaki müşteri türleri düşük riskli olarak kabul edilir. Şirket'in, müşterinin düşük riskli müşteri olarak sınıflandırılmaya uygun olup olmadığını belirlemek için yeterli bilgi toplaması gerektiği unutulmamalıdır.
- Şirket'in düzenleyicileri tarafından belirlenen gerekliliklerden daha yüksek veya eşdeğer gereklilikler getiren başka bir ülkede bulunan kredi veya finansal kuruluşlar.
- Menkul kıymetleri, Topluluk mevzuatı ile tutarlı kamuyu aydınlatma gerekliliklerine tabi olan diğer ülkelerin düzenlenmiş bir piyasasında işlem gören halka açık şirketler.
- Normal Riskli Müşteriler
- Yüksek Riskli veya Düşük Riskli kategoriye girmeyen tüm müşteriler Normal Riskli Müşteriler olarak kabul edilecektir.
- Yüksek Riskli Müşteriler
- Aşağıdaki kriterlere sahip müşteriler, aşağıdaki koşullar nedeniyle Yüksek riskli olarak sınıflandırılır:
- Yüz yüze olmayan müşteriler
- Üçüncü bir kişi adına açılan müşteri hesapları
- Politikaya maruz kalan kişiler ("PEP") hesapları
- İnternet üzerinden elektronik kumar / oyun
- FATF'ın tavsiyelerini yetersiz şekilde uygulayan ülkelerden gelen müşteriler
- Kara para aklama ve terörizmin finansmanı açısından daha yüksek risk taşıyan müşteriler
- Şirket'in kendisi tarafından bu şekilde sınıflandırılmasına karar verilen diğer müşteriler
Müşteri Kimlik Tespiti (Durum Tespiti)
- Durum Tespiti Koşulları
- Müşteri Kimlik Tespiti ve Durum Tespiti prosedürleri aşağıdaki koşullarda uygulanır:
- Bir iş ilişkisi kurulması;
- İşlem tutarına bakılmaksızın, kara para aklama veya terörizmin finansmanı şüphesi bulunması;
- Daha önce elde edilen müşteri kimlik tespit verilerinin yeterliliği hakkında şüpheler olması;
- Bir müşterinin, kimliğinin doğrulanması ve ekonomik profilinin oluşturulması için gerekli veri ve bilgileri yeterli bir gerekçe olmaksızın sunmaması veya reddetmesi.
- Durum Tespiti Zamanlaması
- Müşteri kimlik tespiti ve durum tespiti, bir iş ilişkisinin kurulmasından veya bir işlemin gerçekleştirilmesinden önce yapılmalıdır.
- Müşterinin kimliğinin doğrulanması, normal iş akışını kesintiye uğratmamak için gerekliyse ve kara para aklama veya terörizmin finansmanı riskinin sınırlı olduğu durumlarda, iş ilişkisinin kurulması sırasında tamamlanabilir. Bu durumda, bu prosedürlerin mümkün olan en kısa sürede tamamlanması gerekir.
- Mevcut kayıtların gözden geçirilmesi düzenli aralıklarla yapılmalı, böylece tutulan belgelerin, verilerin veya bilgilerin güncel olması sağlanmalıdır.
- Müşteri durum tespiti prosedürleri yalnızca tüm yeni müşterilere değil, aynı zamanda uygun zamanlarda mevcut müşterilere de risk bazlı olarak uygulanmalıdır.
- Bir müşterinin hesabı açıldığında, yakından izlenmelidir.
- Yılda en az iki kez bir inceleme yapılmalı ve inceleme sonuçlarını özetleyen ve müşterinin dosyasında saklanması gereken bir not hazırlanmalıdır.
- Sık aralıklarla, Şirket tahmini ciroyu gerçek ciro ile karşılaştırmalıdır.
- Herhangi bir ciddi sapma, yalnızca ilgili hesaba ilişkin olarak Şirket tarafından yapılabilecek olası işlemler için değil, aynı zamanda müşteriyi yönlendiren kişi veya kuruluşun güvenilirliğini ölçmek için de araştırılmalıdır.
- Durum Tespiti Prosedürleri
- Şirket'in müşteri kimlik tespiti konusunda Kanun'un gerekliliklerine uymak için benimsediği uygulama, risk bazlı bir yaklaşımla gerçekleştirilir ve aşağıda belirtilmiştir:
- Normal Müşteri Durum Tespiti Prosedürü, normal riskli müşteriler için geçerlidir ve aşağıdakileri içerecektir:
- Müşterinin kimliğinin belirlenmesi ve müşterinin kimliğinin güvenilir ve bağımsız bir kaynaktan elde edilen bilgilere dayanarak doğrulanması.
- Tüzel kişiler için, müşterinin mülkiyet ve kontrol yapısını anlamak için risk bazlı ve yeterli önlemlerin alınması.
- İş ilişkisinin amacı ve amaçlanan niteliği hakkında bilgi edinilmesi.
- İş ilişkisinin sürekli izlenmesi de dahil olmak üzere, ilişki süresince gerçekleştirilen işlemlerin, firmanın müşteriyle ilgili olarak elinde bulundurduğu veri ve bilgilerle tutarlı olmasını sağlamak için işlemlerin incelenmesi.
- Basitleştirilmiş Müşteri Durum Tespiti Prosedürü, düşük riskli müşteriler için uygulanabilir. Bu önlemler, herhangi bir istisna, muafiyet veya eşik değerden bağımsız olarak kara para aklama şüphesi olmadığında ve yalnızca bir iş ilişkisi kurulduğunda uygulanacaktır.
- Geliştirilmiş Müşteri Durum Tespiti Prosedürü, doğası gereği yüksek kara para aklama veya terörizmin finansmanı riski oluşturabilecek durumlarda uygulanmalıdır. Şirket, yüksek riski telafi etmek için aşağıdaki önlemlerden bir veya daha fazlasını uygulayarak belirli ve yeterli önlemleri alacaktır:
- Müşterinin kimliğinin ek belgeler, veriler veya bilgilerle teyit edilmesinin sağlanması.
- Sağlanan belgeleri doğrulamak veya onaylamak için ek önlemler uygulanması. İşlemlerin ilk ödemesinin, Şirket'in düzenleyicileri tarafından belirlenen gerekliliklerden daha yüksek veya eşdeğer gereklilikler getiren bir ülkede faaliyet gösteren bir kredi kuruluşunda müşterinin adına açılmış bir hesap aracılığıyla yapılmasının sağlanması.
- Doğrulama Prosedürü
- Şirket, iş ilişkisinin kurulması sırasında müşterinin kimliğini doğrulamak için aşağıdaki doğrulama prosedürünü uygulayacaktır:
- Şirket, ekonomik profilin oluşturulması, uygunluk değerlendirmesi ve yerindelik değerlendirmesinin her zaman iş ilişkisinin kurulmasından önce yapılmasını sağlayacaktır.
- Müşterilere, kimlik belgelerini Şirket'e sunmaları için on beş (15) günlük bir süre tanınır;
- 15 günlük süre boyunca Şirket aşağıdakileri sağlamakla yükümlüdür:
- Fonlar yalnızca bir banka hesabından veya müşteri adına bir banka hesabına bağlı diğer yollardan gelebilir.
- Müşterilere, müşterinin kimlik belgelerinin sağlanmasını talep eden bildirim / hatırlatma e-postaları gönderilecektir.
- Sürenin tamamlanmasının ardından doğrulama prosedürünün sonuçlandırılmaması durumunda hesabın kapatılması.
- Kara para aklama şüphesi olmadıkça Şirket, müşterilerin fonlarını alıkoymayacak ve hiçbir hesap dondurulmayacaktır.
- Diğer Durum Tespiti ile ilgili hususlar
- Politikaya maruz kalan kişiler
- Politikaya Maruz Kalan Kişiler ("PEP'ler"), yabancı bir ülkede önemli kamu görevleri üstlenmiş veya üstlenmekte olan kişilerdir ve yakın ilişkili kişi, politikaya maruz kalan kişilerle yakın ilişkisi olan kişidir. Şirket, potansiyel bir müşterinin politikaya maruz kalan bir kişi olup olmadığını belirlemek için aşağıdaki ek durum tespiti önlemlerini almalıdır:
- Müşteriyle iş ilişkisi kurulmadan önce Yönetimden Özel Onay alınması.
- Müşterinin varlıklarının kaynağının ve iş ilişkisinin veya işlemin kurulmasıyla ilgili fonların kaynağının belirlenmesi için uygun önlemlerin alınması.
- İş ilişkisinin geliştirilmiş ve sürekli izlenmesi.
- Anonim veya Numaralı Hesaplar
- Şirket'in anonim veya numaralı hesaplar tutması yasaktır. Ayrıca Şirket, anonimliği kolaylaştırabilecek ürün veya işlemlerden kaynaklanabilecek her türlü kara para aklama veya terörizmin finansmanı tehdidine özel önem verecek ve bunların kara para aklama veya terörizmin finansmanı amacıyla kullanılmasını önlemek için önlemler alacaktır.
- Üçüncü Taraflarca Durum Tespiti Performansı
- Şirket'in, müşteri durum tespiti gerekliliklerini karşılamak için üçüncü taraflara güvenmesine izin verilir ve güvenebilir. Ancak, bu gibi durumlarda, bu gereklilikleri karşılama nihai sorumluluğu, üçüncü tarafa güvenen Şirket'e ait olmaya devam edecektir.
2. MÜŞTERİ HESABI AÇMA VE KYC BELGELEME PROSEDÜRLERİ
Yeni müşterileri kabul etmeden önce Şirket, bu müşterilerin müşteri kimlik tespiti ve müşteri kimliğinin doğrulanması amacıyla belirli bilgi ve belgeleri sağlamasını talep eder.
Hesap Açma
- Hesap Açmak İçin Gerekli Bilgiler
- Şirket'te hesap açmak isteyen tüm müşterilerden aşağıdakiler de dahil olmak üzere belirli bilgileri sağlamaları istenir:
- Müşterinin kişisel bilgileri
- Müşteri için Ekonomik Profilin Oluşturulması
- Müşterinin Uygunluk/Yerindelik Değerlendirmesi. Müşterinin kimlik tespiti de dahil olmak üzere ekonomik profilin oluşturulması ve uygunluk/yerindelik değerlendirmesinin, müşteriyle iş ilişkisi kurulmadan önce yapılması gerektiği açıktır.
- Hesap Açılış Prosedürü
- Müşteri, gerekli tüm bilgileri belirterek hesap açılış formlarını doldurur.
- Sorumlu yönetici, müşterinin tüm başlangıç bilgilerini toplar ve inceleme, gözden geçirme ve onay için doğrudan Yönetime ve AML Uyum Görevlisine iletir.
- Onayın ardından yönetici, gerekli tüm bilgileri Şirketin yazılım sistemlerine kaydeder ve ilgili departmanlara iletir.
KYC Belgelendirmesi
Yeni müşterileri kabul etmeden ve Şirket ile işlem yapmalarına izin vermeden önce, müşterilerin kimliklerinin doğrulanması için aşağıdaki belgeler temin edilmelidir:
- Gerçek Kişiler
- Şirketin KYC prosedürlerini etkin bir şekilde uygulamak için gerçek kişilerden (Bireysel müşteriler) talep edilen kimlik belgeleri aşağıdaki gibidir:
- Geçerli, onaylı, devlet tarafından verilmiş bir Kimlik Kanıtı - Pasaport, Ulusal Kimlik Kartı, Ehliyet (...) müşterinin Tam Adını, müşterinin Doğum Tarihini, müşterinin Fotoğrafını ve Geçerlilik Durumunu (Son Kullanma Tarihi ve/veya Düzenlenme Tarihi + Geçerlilik Süresi) içermelidir.
- Kişinin adına düzenlenmiş, son tarihli, onaylı bir ikametgah adresi kanıtı - Banka Hesap Özeti, Fatura (elektrik, su, telefon vb.) (...) müşterinin Tam Adını, müşterinin Ev Adresini ve Düzenlenme Tarihini (3 aydan eski olmamalıdır) içermelidir.
- Tüzel Kişiler
- Şirket nezdinde hesap açmak isteyen Tüzel Kişiler (kurumsal müşteriler) için farklı bir kimlik tespit prosedürü izlenir. Bu belgelendirme gereklilikleri aşağıda sunulmuştur:
- Kuruluş Belgeleri
- Kurumsal belgelerin şekli ve adı, şirketin kurulduğu ülkeye ve/veya hukuki şekline bağlı olarak değişebilir. Ancak, gerekli devlet tarafından verilmiş Kurumsal Belgeler; Şirket adını, Kuruluş Tarihi ve Yerini, Kayıtlı Ofis Adresini, Yöneticiler ve yetkili imza sahiplerini, Mülkiyet/hisse sahipliği yapısını (Hissedarların adları ve hisse yüzdeleri), Kurumsal kayıtlı faaliyetleri içermelidir. Bu belgeler, ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere, Kuruluş Belgesi veya Tescil Belgesi, Kayıtlı Ofis Belgesi, Yöneticiler ve Sekreter Belgesi, Kayıtlı Hissedarlar Belgesi, Esas Sözleşme ve Şirket Sözleşmesini içerebilir.
- Yöneticiler ve Nihai Faydalanıcıların Belgeleri
- Aşağıdakilerden kişisel KYC ve kimlik belgeleri talep edilir:
- Tüzel Kişinin Yöneticileri
- Tüzel Kişinin %10 veya daha fazla nihai faydalanma sahibi olan Nihai Faydalanıcıları.
- Bu kimlik belgeleri, Kimlik Kanıtı ve İkametgah Kanıtını içerir.
- Yönetim Kurulu Kararı
- Tüzel kişinin yönetim kurulunun, hesabın açılması ve hesabı işletecek kişilere yetki verilmesine ilişkin kararı.